Assistant (e) Administratif (ve)

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L’Assistante Administrative s’occupe principalement de maintenir une bonne gestion administrative de la structure où elle exerce, en effet, elle se charge du suivi de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document…) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un responsable ou d’un ou plusieurs services en fonction de l’organisation de l’entreprise. Elle s’occupe parfois du traitement administratif complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure…).

Elle réalise un travail de planification puisqu’elle reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous. Elle gère toute information qu’elle reçoit pour pouvoir la rediriger vers ses interlocuteurs internes, de ce fait, elle trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et s’occupe de la gestion des messages électroniques. En outre, elle est amené à rédiger et à mettre en forme les documents qu’elle traite afin de les faire suivre et les ranger, ainsi le classement représente l’une de ses fonctions.

Le rôle d’une Assistante Administrative au sein d’une entité est important et primordial, elle contribue à la bonne gestion d’une entreprise parce qu’elle est responsable de la bonne organisation interne et de la réalisation des tâches administratives qui lui sont confiées.

L’activité principale du poste d’Assistante Administrative consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants d’une entreprise, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition du dirigeant. Les tâches qui lui sont attribuées peuvent varier d’une entreprise à une autre, en fonction de la taille de chaque structure et de son domaine d’activité, des besoins plus spécifiques comme l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique (renseignements et redirections des appels), l’organisation des agendas, la planification de réunions de travail ou des déplacements professionnels des salariés sont des missions qui peuvent s’additionner à ses autres fonctions.

Le métier d’Assistante Administrative est présent presque partout, on le trouve au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics ou même en télé-secrétariat, autrement appelé secrétariat à distance.

 


Missions principales

  • Facturation et bureautique
  • Suivi des dossiers
  • L’accueil téléphonique et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs
  • Gestion du courrier
  • Collecte des documents administratifs et le classement
  • Préparation des contrats

Compétences techniques

  • Maîtrise de logiciels (tableurs, traitement de texte…) et d’outils informatiques (word, excel, powerpoint…)
  • Excellente expression orale et rédactionnelle
  • Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
  • Analyse et gestion des demandes d’information

Qualités personnelles

  • Capacité d’organisation
  • Polyvalence
  • Proactivité
  • Discrétion et sens de la confidentialité


Rattachement hiérarchique


Niveau de formation

Bac + 2

Type de formation

Formation bac +2 en assistanat, secrétariat ou en sciences économiques