Secrétaire

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Le ou la secrétaire  est le premièr interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs…). C’est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier…

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.

Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Il / elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédigertant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire.


Missions principales

  • Accueillir et orienter les visiteurs ;
  • Gérer les appels téléphoniques entre l’extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;
  • Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
  • Tenir à jour l’agenda de son service et de sa hiérarchie ;
  • Préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
  • Organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;
  • Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.

Compétences techniques

  • Ordonnée et méthodique.
  • Pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités.
  • Disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
  • Rédiger courriers et comptes-rendus,
  • Maîtriser les langues

Qualités personnelles

  • Excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante.
  • Bonne communicante


Rattachement hiérarchique


Niveau de formation

Bac + 2

Type de formation